feuille de choux

Les bases associatives: la gestion ...
Si on s'engage dans un projet associatif sur une envie, une passion, on se retrouve très vite confronté à certaines réalités: cadre juridique, gestion à mettre en place...
Car qui dit personne morale (l'association) et mouvements d'argent dit souvent obligations légales!!
Ces obligations seront bien sûr d'autant plus importantes si votre budget est conséquent, ou si vous recevez de l'argent public. On vous demandera en effet pour tout versement de subvention de justifier de l'utilisation de l'argent. Une obligation qui peut paraitre contraignante, mais qui est logique : question de transparence, et de contrôle de l'utilisation de fonds publics, finalement attribués pour des actions d'intérêt général. Et puis, la gestion doit être avant tout vue comme un outil : une gestion correctement mise en place vous permettra de développer votre projet.

pas de panique et bonne lecture!
Et meilleurs voeux à tous les acteurs du monde associatif!

[La feuille de choux est en format HTML; si vous rencontrez des problèmes de lecture, vous pouvez nous contacter à : feuilledechoux@no-log.org]

La feuille de choux : c'est qui?
au vu des nombreuses questions reçues, petit éclairage:
Dans le cadre d'un financement européen (mesure 10B du FSE), une chargée de mission travaille actuellement sur un projet de renforcement de l'accompagnement à la vie associative sur le Nord Isère : accompagnement de porteurs, travail avec les structures ressources locales, liaison entre acteurs locaux ou extérieurs...
La feuille de choux est l'un des outils mis en place à titre expérimental dans le cadre de cette mission, qui pour l'instant se finit en mars 2006. Le but: offrir des informations techniques au plus grand nombre, faire circuler de l'information sur des événements locaux.
Si vous souhaitez en savoir plus, n'hésitez pas à nous contacter...

Les rubriques:

quelques dispositifs et appels à projet
vie locale
formations, coups de main...
boite à outils vie associative
sites utiles

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Appels à projet

C'est le début de l'année, pour l'instant pas grand chose du côté des appels à projet...

Alors, voilà une sélection de quelques dispositifs et bourses, s'adressant aux jeunes : bourse de voyage pour Zellidja, concours de groupe pour "jeunes citoyens reporters"...
Tout ces dispositifs ont en commun de mettre en avant le reportage, le regard sur le monde : ils peuvent intéresser des jeunes ayant des projets, ou des accompagnateurs travaillant auprès d'un public jeune.
Pour rappel, il existe d'autres ressources pour les projets jeunes (11-30ans) :financements, méthodologie,...sur le site Envie d'Agir :
http://www.enviedagir.org/
Avec en particulier les financements de Jeunesse et Sports pour les initiatives jeunes, comme Défi Jeunes.

Bourse Zellidja
http://www.zellidja.com
Pour recevoir une Bourse, il faut :
Avoir entre 16 et 20 ans au plus l’année du 1er voyage
Partir seul(e) pour une durée minimale d’un mois
Présenter (pour le 15 mars) : . un projet de voyage pour un mois au moins . un sujet d’étude précis portant su le thème et dans le pays de ton choix . un budget recettes/dépenses

A ton retour de voyage, il te sera demandé :
Un journal de route
Un rapport d’étude
Les comptes détaillés
Si ton projet est accepté
Tu recevras une Bourse pouvant s’élever jusqu’à 1000 Euros et tu bénéficieras du soutien de l’Association des Lauréats Zellidja (conseil pour la préparation du voyage, adresses utiles, lettres de recommandation)

Et ensuite ?
Si ton rapport de voyage est jugé satisfaisant, tu auras la possibilité d’effectuer un second voyage avec une Bourse pouvant s’élever à 1300 Euros et peut-être à ton tour devenir Lauréat Zellidja.

Les espoirs François Chalais du jeune reporter

Vous êtes passionnés par le grand reportage
Vous rêvez de faire partie des professions des médias
Vous avez entre 18 et 30 ans, étudiants ou autodidactes
Vous voudriez devenir reporter de télévision, de radio ou de presse écrite...

Le concours consiste en la réalisation d'un reportage sur l'un des supports suivants :

télévision,

presse,

radio.
Le thème du reportage reste totalement libre.

Une charte listant les principales règles à respecter ainsi que les écueils à éviter sera adressée à chaque participant qui en fera la demande écrite à SOCIETE DU FIGARO, service promotion - Concours "Les espoirs François Chalais du jeune Reporter" (14, bd Haussmann - 75009 PARIS).

Les candidats seront sélectionnés par un jury prestigieux.
Les lauréats recevront, chacun, une bourse de 1500 euros et un stage
date limite d'envoi : le 17 février 2006 à minuit.
( Stage rémunéré de 3 mois au sein des rédactions partenaires )
http://www.radiofrance.fr/chaines/france-inter01/speciales/chalais/index.php

TROISIEME EDITION DU CONCOURS NATIONAL DES "JEUNES CITOYENS-REPORTERS"
organisé par Public Sénat et le Ministère de l'Education nationale
Le thème retenu pour cette année est : "Itinéraire de créateur".
"Jeunes Citoyens-Reporters" est ouvert aux lycéens des établissements d’enseignement général, technologique et professionnel, publics et privés sous contrat, de France métropolitaine et d’Outre-mer, ainsi qu’aux élèves des lycées français de l’étranger homologués par le ministère de l’éducation nationale français.
Les élèves doivent réaliser un reportage vidéo, en langue française, en couleur ou en noir et blanc, d’une durée de 3 minutes, générique compris, avec une marge de tolérance de plus ou moins 30 secondes.
La création peut prendre des formes très variées : création individuelle ou collective, création artistique (picturale, musicale, chorale, chorégraphique, littéraire, poétique, théatrale,...), création d’entreprise, création d’association, création d’événements...
Chaque équipe participant au concours doit remplir la fiche suivante et l'envoyer, avant le 31 Mars 2006, avec la cassette de son reportage à l'adresse suivante:
Public Sénat
Concours national "Jeunes Citoyens-Reporters"
92 Boulevard Raspail
75006 Paris
Pour toutes informations complémentaires, contactez jeunes-citoyensreporters @ public.senat.fr

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Vie locale

Assemblée générale de l'UDAI (Union de Défense des Associations Iséroises)
le 21 janvier 2005 à partir de 9h30, à Bonnefamille.
contact: Tel/Fax :04 76 93 70 02
courriel: udai@wanadoo.fr

Du côté des institutions :

Ouverture de la Maison de l'Etat à la Tour du Pin depuis la mi septembre 2005
Dans le cadre du "Projet d'Action Stratégique de l'Etat".
La nouvelle Maison de l'Etat vise à rapprocher des populations du Nord Isère des services de l'Etat, dont certains n'étaient représentés que dans le sud du département. Sont ainsi représentés:la Direction départementale du travail, de l'emploi et de la formation professionnelle (DDTEFP), la Direction Départementale de l'Agriculture et de la forêt (DDAF), les services vétérinaires.
Maison de l'Etat: près de la sous préfecture de la Tour du Pin.

Fin du statut dérogatoire de Ville Nouvelle de l'Isle d'Abeau au 31 décembre 2005
D'après le décret du 28 novembre 2005, publié au Journal Officiel le 30 novembre 2005.
Une période intermédiaire d'une année devrait permettre, si les communes concernées le souhaitent, de mettre en place une nouvelle structure de coopération intercommunale.

Sur la Ville Nouvelle:
A l’origine, il s’agit d’une opération d’intérêt national d’aménagement du territoire (décidée le 8 février 1968) dont le but principal est d’assurer la croissance de l’agglomération lyonnaise et son desserrement vers l'Est sur l'axe Lyon/Grenoble.
En pratique, il existe une structure de coopération intercommunale, le SAN (Syndicat d'Agglomération Nouvelle), structure politique de la Ville Nouvelle. Cette structure comprend 5 communes : Four - L’Isle d’Abeau - Saint-Quentin Fallavier - Vaulx-Milieu - Villefontaine.

"Etablissement à caractère administratif, le SAN définit la politique d’aménagement de la Ville Nouvelle en intégrant les souhaits émis par les communes concernées sur leur propre développement. Il construit et finance les équipements publics, rendus nécessaires par l’urbanisation nouvelle. Il exerce sur l’ensemble du territoire des compétences intercommunales dans les domaines de l’urbanisme, des réseaux et voies nouvelles, du développement économique et des transports. Il se substitue aux communes pour voter et percevoir le produit de la taxe professionnelle.Le SAN est administré par un comité syndical dont les membres sont désignés au sein de chaque conseil municipal au prorata de la population. Chaque commune conserve ses prérogatives dans les domaines : de la police, de l’état civil, des affaires militaires, de l’aide sociale, de la gestion des équipements scolaires du premier degré et de la gestion des équipements communaux. Elles votent les taux et perçoivent le produit des taxes foncières et taxes d’habitation. Les conseils municipaux de chaque commune désignent leurs représentants au Comité Syndical. "

Pour plus d'informations sur les structures de la Ville Nouvelle et son histoire:
http://www.san-isledabeau.fr

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Une aide pour votre communication
Vous avez besoin de photos, pour montrer vos activités, alimenter votre site, couvrir un événement? Dans le cadre d'exercices pratiques, les élèves d'un cours de photographie peuvent vous prêter main-forte. Ce service est gratuit.

Pour plus de renseignements,contacter Benoit Guillardeau. tel: O6 64 00 76 36/ mèl : benphoto38@yahoo.fr

Les bases de la gestion : quelques notions ...
Parler de gestion: un vaste domaine... Nous ne parlerons pas ici de gestion analytique, de fiscalité, de gestion employeur.. Mais plutôt des fondamentaux, ce qui nous semble indispensable de définir, quel que soit votre projet et la taille de votre association. D'autres thèmes plus précis ou poussés pourront être abordés ultérieurement, selon les demandes. (pour rappel, le N° de décembre de la feuille de choux traitait des aides à l'emploi dans les associations)

La comptabilité, c'est quoi?
Il s'agit d'enregistrer toutes les opérations effectuées par l'association:ce qui entre (recettes) comme ce qui sort (dépenses). La comptabilité vous permet un suivi de vos opérations, ainsi que l'établissement de vos bilans et comptes de résultat ( état de situation de l'association à un moment donné).
Vos recettes sont par exemple les cotisations, les subventions, le bénéfice d'une soirée... Les dépenses : des achats de fournitures, les frais de communication (téléphone, timbres..)
Une comptabilité simple consistera en deux colonnes : recettes et dépenses.
Il existe en France un plan comptable, qui recense toutes les catégories de recettes et dépenses, de manière plus ou moins précise selon les besoins; avec des adaptations pour les associations, selon un règlement de 1999.

Les obligations légales en la matière:
La loi de 1901 sur les associations n'établit aucune obligation légale en matière de comptabilité.
Certaines associations sont cependant en obligation de mettre en place une comptabilité, car devant rendre des comptes (bilans,...) pour diverses raisons: financements publics reçus, conventionnement avec un organisme public...certaines demandes de subventions comprennent par ailleurs les bilans et compte de résultat de l'année précédente si l'association était déjà existante.
Cela dit, en interne, même pour une petite association, il existe un devoir d'information envers ses adhérents, pour favoriser la démocratie interne et la prise de décision. En matière financière, c'est en particulier le rôle du trésorier, qui devra présenter la situation financière de l'association lors de l'assemblée générale.

Les outils comptables :

Le bilan
C'est une photographie de la situation de votre association à un instant donné (en général, un exercice civil, soit chaque année).
Il reprend l'ensemble de votre patrimoine: matériels, ce que vous avez en banque, ce que des clients vous doivent (créances) ou ce que vous devez (dettes).
le bilan se présente en deux colonnes:actif et passif.
L'actif regroupe:les immobilisations (les biens durables de l'association: locaux, ordinateurs, ...); les stocks (par exemple, biens vendus par l'association: calendriers,..); les créances; le compte "banque" si positif.
Le passif comprend: les capitaux permanents ou apports ( ressources permanentes de l'association pour financer l'activité permanente de l'association, comme les subventions, les dons,..) ;les dettes; solde du compte en banque si négatif.

Le compte de résultat
Contrairement au bilan (photographie), le compte de résultat se construit sur une logique de flux, il doit refléter les mouvements au sein de votre association sur la période considéré.
Il se construit sur un modèle "charges" et "produits".
Les charges représentent vos dépenses courantes en cours d'année : achats (de marchandises, de fournitures...); charges externes (loyer, assurance,...);impôts, salaires, amortissements et provisions.
Les produits sont vos subventions perçues et vos "ventes": résultat de vos prestations de services ou de la vente de biens (tee shirts,..)
Il s'agit toujours des charges et produits réalisés sur la période considérée!
Le compte de résultat se calcule comme la différence entre les produits et les charges.
Le compte de résultat est intégré ensuite au bilan, qu'il soit positif ou négatif.

Le bilan et le compte de résultat sont établis à la fin de chaque exercice (de chaque année en général); le compte de résultat repart chaque année à zéro (il représente les mouvements sur l'année); le bilan garde une trace d'une année sur l'autre du patrimoine de l'association qui demeure.

Le budget prévisionnel, c'est quoi??
Il est souvent nécessaire en cas de demandes de subventions.
Il s'agit de prévoir ce que seront vos dépenses et recettes correspondantes sur l'année à venir. (ou toute période de référence, mais la norme est sur une année civile).
On se base en général pour l'établir sur le compte de résultat de l'année précédente. On estime alors les différentes catégories de dépenses et recettes et leurs montants, et les changements par rapport à l'année précédente : fin d'une convention avec un organisme financeur, augmentation de ressources propres comme le nombre d'adhérents, besoin d'achat d'un ordinateur à prévoir...
Le budget prévisionnel doit être établi sur un principe de réalité et d'honnêteté dans les estimations : gonfler exagérément son budget pour une demande de subvention n'est pas forçément une bonne idée...
Il doit être équilibré entre les dépenses et les recettes prévues : c'est avant tout un outil, une estimation qui doit être la plus réaliste possible; mais vous êtes censés avoir une idée de comment financer vos activités de l'année à venir...

Le plan de trésorerie
Il s'agit là déjà d'un outil de gestion prévisionnelle, non obligatoire, pas forçément nécessaire pour des petites associations, mais qui peut vite s'avérer utile en cas de développement de vos projets.
En effet, même si vos prévisions budgétaires sur l'année se réalisent (toutes les subventions vous sont accordées), vous pouvez vous retrouver tout de même en difficulté de trésorerie: vous avez engagé vos projets et donc fait des dépenses, mais par exemple , la subvention accordée vous sera versée en fin d'année...
Il s'agit là de questions de trésorerie: tenter d'anticiper sur ces fluctuations entre entrées et sorties en cours d'année.
Le plan de trésorerie est l'outil d'anticipation : il va présenter vos dépenses et recettes estimées mois par mois.
Vous aurez par exemple des charges fixes par mois: loyer, salaire,estimation du téléphone, ..;et d'autres plus ponctuelles : versement des charges sociales,...
de même pour vos entrées: apport de contributions en début d'année si mise en place d'ateliers publics,..
Vous pourrez ainsi anticiper sur les mois qui risquent d'être difficiles.

Comptabilité, comment procéder?? petits conseils d'organisation
Toujours demander des factures au nom de l'association, et les conserver bien sûr...
Noter au fur et à mesure:date, ordre, montant... (ex chéquiers)
Faire régulièrement les rentrées comptables, pour ne pas se perdre (tous les mois par exemple, ou au fur et à mesure)
Mettre en place un cahier spécial (le livre comptable), ou un sytème informatique spécial, pour enregistrer les entrées et les sorties comptables. Il s'agira de reporter au jour le jour toutes les opérations impliquant un mouvement d'argent, entrée ou sortie, carte ou chèque.
Pour chaque opération, il vous faudra indiquer la date, le montant, le mode de règlement, la référence de la pièce (quelle facture,..);ainsi que la catégorie de la dépense : charges de personnel, ...
(pour les catégories du livre comptable, seréférer aux ouvrages et formations ci dessous)

Pour les factures attention, vous devez les conserver comme preuve: vous pouvez créer un classeur ou un cahier récapitulatif, avec une page par facture , l'intitulé, le pourquoi, qui a payé...

A chacun ensuite de trouver le système convenant le mieux en terme d'organisation. L'idéal étant qu'il soit transmissible, en cas de changements des membres de l'association...

Rappel:
formation organisée par l'UDAI : gestion informatisée de la comptabilité des petites associations : 3 séances de 2h30 chacune, soit 7h30 en tout. Les 11 et 17 février et le 17 mars 2006, à Apprieu.
Formation sur postes informatiques: places limitées!

voir aussi: les formations proposées par le CCO de Villeurbanne
http://www.cco-villeurbanne.org/rubrique.php3?id_rubrique=115

Pour aller plus loin:
livres: (disponibles en consultation lors des permanences associatives du mercredi matin, ou consultables sur RDV)
"comprendre et tenir la comptabilité de votre association", guides Associations mode d'emploi- mai 2003
"guide du dirigeant sportif en Isère", DDJS, 2005
Fiches de la mallette associative
Vous pourrez trouver dans ces ouvrages de très bonnes présentations et des outils et exemples de comptabilité.
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Sites utiles

Happy Culture, c’est quoi ?
"Piloté par plusieurs partenaires associatifs, des structures culturelles, des comités d'entreprise, Happy Culture est un pôle ressource pour les arts et la culture émergents de l’agglomération grenobloise".